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eManual: WWS Lager
Lagerverwaltung / Inventarverwaltung

Warum ein elektronisches Manual?

Wir haben unsere Kunden befrag und die ernüchternde Lektion gelernt: Programmdokumentationen als PDF mit 100 Seiten will keiner ausdrucken. Die werden nicht gelesen. Die rotten einfach nur so herum. Da haben wir uns die Mühe wohl ganz vergebens gemacht. Was die Befragten hingegen wünschten: ein elektronisches Manual, das sie mit dem Web Browser betrachten können. Schnell und einfach. Und wenn Sie das nicht komplett durchackern möchten: einfach die Suchfunktion Ihres Browsers bemühen und nach Stichworten suchen. Auch schnell und einfach.


Lagerverwaltung oder Inventarverwaltung

Die Unterscheidung ist ganz einfach.

Lager- und Artikelverwaltung: Sie haben einen oder mehrere verschiedene Artikel. Jeder Artikel wird mindestens durch eine Artikelnummer gekennzeichnet und hat einen Bestand X. Über Buchungsmöglichkeiten Abgang und Zugang erfassen Sie Entnahmen oder Zugänge der Artikel. Die Artikelverwaltung zeigt Ihnen auf einfache Art und Weise wieviel Stück eines Artikels Sie noch im Lager haben (Bestand).

Inventar- und Seriennummern. Inventar = ortsveränderliche Betriebsmittelt, z.B. Bohrmaschinen oder Möbel. Oder auch Seriennummern, wenn Sie technische Geräte liefern. Natürlich hat auch hier jeder Artikel eine Nummer, aber esi gibt einen Artikel mit einer Nummer nur einmalig. Bestand = 1.
Zugang und Abgang sind eigentlich unwichtig und kennzeichnen nur den Zeitpunkt, wann der Artikel erstmals in Ihren Bestand kommt oder ausgemustert wird. (Über Setup Einstellungen können Sie die Funktionen Abgang und Zugang übrigens in Ankauf und Verkauf umbenennen.)
Bei dieser Art der Inventarverwaltung ist es wichtig zu wissen, wo sich der Artikel genau aufhält und vielleicht der Weg dorthin. Deswegen ist hier die Umlagerung elementare Eingabemöglichkeit.

Unsere Software kann beide Formen verwalten und Sie können sogar mixen. Die Unterscheidung wird lediglich in einer Setup Konfiguration festgelegt.

Natürlich - wie immer im Leben, es gibt auch Sonderformen, z.B. eine Lagerverwaltung bei der sich Artikel in mehreren Lagern befinden. Dann möchten Sie vlt auch mit der Lagerverwaltung Umlagerung von Teilmengen erfassen und die Lager vielleicht getrennt auswerten. Auch das ist mit unserer Lagerverwaltung möglich. Allerdings sei fairerweise erwähnt: das artikelgenaue Verwalten diverser Lager ist nicht mehr ganz so einfach und erfordert etwas Übung vom Benutzer. Das ist so in etwa wie das Einparken beim Auto: wenn man weiß wie es geht ist es kein Problem. Am Anfang jedoch muss man erst einmal üben und sein eigenes Fahrzeug kennenlernen. Damit das einfach ist: Im Punkt UMLAGERUNG gehen wir auf dieses Verhalten noch einmal gesondert ein.


Programmstart. Am Anfang war der User (und die Produkt ID)

Wenn Sie das Programm starten, werden Sie nach einem Benutzer (User) gefragt. Das Programm ist ungemein hartnäckig und erfast alle Buchungsvorgänge in einer Historie. (Siehe Historie weiter unten in diesem Dokument.)
Diese Historie enthält eine Auflistung aller durchgeführten Buchungen incl. Datum und Zeit - und trägt dabei auch ein, welcher Benutzer die jeweilige Buchung veranlasst hat. Tragen Sie hier bitten einen Namen ein oder ein Kürzel. Tipp: wir verwenden jeweils die Initialen als Benutzerangabe. So lässt sich später alles fein zuordnen.

Die Seriennummereingabe erscheint nur in der Demoversion. Wenn Sie eine gültige Seriennummer eingegeben und gespeichert haben, verschwindet diese Eingabemaske automatisch. Siehe dazu auch unser Dokument: WWS Lite - so wird es installiert.


Lagerdatei anwählen. Vorhandenes Lager öffnen oder Neues Lager anlegen

Mit dem Programm können Sie mehrere Lagerdateien getrennt verwalten. Sie könnten zum Beispiel ein Lager für Verkaufsprodukte und eines für Werkzeug anlegen. Welchen Sinn eine derartige Trennnung hat, wissen wir nicht. Aber das Programm kann es und wenn Sie die Software einmal erworben haben, können Sie sie halt entsprechen nutzen.

So bleibt dann nur die Erwähnung: Bitte entscheiden Sie sich ob Sie ein bereits angelegtes (vorhandenes) Lager öffnen oder ein neues Lager anlegen möchten. Tipp für die Demoversion: wir liefern ein Verzeichnis /DATA und dort jeweils eine Beispieldatei MUSTER.XML bzw. INVENTAR.XML mit. Das sind Musterdateien. Mit denen können Sie in der Probephase etwas herumspielen.

Und wenn Sie Ihr Lager zum wiederholten Mal öffnen: die letzte Lageröffnung wird Ihnen als Voreinstellung automatisch angezeigt!


Module

Nicht jeder benötigt alles. Einige benötigen nur einiges... Damit Sie nicht unnötig Geld für Sachen ausgeben, die Sie u.U. gar nicht benötigen, sind zahlreiche Funktionen in seperate Module unterteilt. Diese Module werden in der Vollversoin über eine Zusatzdatei REGLICENSE.dat Datei ein- bzw. ausgeschaltet. In der Demoversion sind die meisten Module bereits standardmässig aktiviert. Hier finden Sie Information über die Versionen und Module.


Tabellenansicht - die Hauptmaske

Nach allen diesen Vorbemerkungen, Usereingabe und Anwahl einer Lagerdatei sollten Sie sich nun in der Hauptansicht befinden. Wir nennen das die Tabellenanzeige.


Bild. Hauptansicht. Tabellenanzeige, alle Artikel Ihres Lagers

Diese Anzeige zeigt Ihnen Ihren ganzen Artikelbestand oder Teiel davon auf einen Blick.


Ihre ersten Schritte: Listen anlegen, Lagerorte und Warengruppen

Vielleicht haben Sie schon ganz viele Artikel. Vielleicht wird Ihr Lager irgendwann wachsen. Damit Sie eines Tages nicht den Überblick verlieren, können Sie Ihr Lager schon frühzeitig sorgfältig unterteilen. Listen helfen Ihnen hierbei - und ganz besonders: verschiedene Lagerorte (wenn Sie schnell etwas wiederfinden möchten) oder Warengruppen (wenn Sie Ihre Artikel nach Gruppen sortieren möchten).

Lagerorte und Warengruppen verwenden die gleiche Maske. Das ist einfacher zu merken. In der Tabellenansicht einfach Listen - Lagerorte oder Listen - Warengruppen wählen.

Sie können dann sofort loslegen und Lagerorte und Warengruppen definieren. Definieren Sie es so wie Sie es in Ihrem Lager bereits nutzen - oder wie Sie es zukünftig vorfinden möchten. Die Warengruppen und Lagerorte können Sie später jedem Artikel einzeln zuweisen.


Ihre weiteren Schritte: Artikel eingeben

Das Lagerprogramm müssen Sie nicht verwenden, wenn Sie keine Artikel zum Verwalten haben. Verwenden Sie in der Tabellenansicht das gelbe Kreuz (oberhalb der Tabelle), um die Maske für Neueingabe der Artikel zu aktivieren.


Bild. Erfassungsmaske für neue Artikel

Die Maske ist so angelegt, dass Sie möglichst viele Informationen auf einen Blick haben - sich aber dennoch auf Wunsch weitere Informationen dazu schalten können. Artikelnummer und -Text sind die primären Infos, die Sie immer im Blick haben. Stammdaten die wichtigen Felder. Weitere Tabs stehen zur Verfügung für freie Notizen (hier können Sie beliebigen Text eintragen) oder für die Buchungshistorie zu diesem Artikel. Dazu später mehr unter HISTORIE.

Geben Sie Ihren Artikel ein und beenden Sie die Eingabe mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang solange, bis Ihre Artikel in der Tabellenansicht vorhanden sind.


Modul: Artikel eingeben über Modul ARTIKEL IMPORT

Das ist ein Sondermodul mit eigener Beschreibung. Hier finden Sie die Dokumentation: Modul ARTIKEL IMPORT


Der Weg zur Individualisierung: Freifelder und Feld / Spaltenbeschriftungen

Vielleicht gefallen Ihnen die Spaltenüberschriften nicht. Oder Sie brauchen mehr Informationen, die wir nicht vorgesehen hatten. Egal - Spaltenüberschriften können Sie frei definieren UND wir bieten Ihnen eine Reihe von zusätzlichen Freifeldern an, die Sie individuell verwenden können. Individuell bedeutet: Sie können die Spaltenüberschriften auch der Freifelder selbst benennen (z.B. MHD, Einlagerdatum...), danach filtern und suchen oder sie gffs einfach ausblenden, wenn Sie diese nicht benötigen.

Die Lösung finden Sie unter Extras - Optionen. Dort können Sie sich die Spalten und Überschriften wunschgemäß einstellen. Un die Einstellungen bleiben auch erhalten, wenn Sie das Programm verlassen.


Bild. Extras Optionen. Spaltenüberschriften einstellen, Freifelder definieren 


Die Artikel Details - alles im Blick


Bild. Artikeldateis

Durch Doppelclick auf einen Artikel in der Tabelle oder durch die Schaltfläche DETAILS - es öffnet sich ein Fenster mit den Artikeldateis. Im Prinzip ähnlihc wie bei der Neueingabe von Artikel, nur dass jetzt die Felder schon ausgefüllt sind. Ausserdem ist nun auch verfügbar der Tab Buchungshistorie, d.h. Sie erhalten eine Information über die bisher getätigten Buchungen für diesen Artikel. Bestimmte Felder können Sie hier auch ändern. Aber halt nicht alles, z.B. nicht den Bestand. Dafür müssen Sie die Buchungen ABGANG oder ZUGANG verwenden. Siehe nachfolgend.


Lagerprogramm mit Bildern

Das ist so eine Idee, die wurde von außen an uns herangetragen. Nicht jeder kann mit Artikelnummer und Text etwas anfangen. Bilder sagen mehr als tausend Worte. Also kann man zu jedem Artikel ein Bild hinterlegen. Bildgrösse bestimmen Sie selbst. Das Bild wird in der Detailansicht und an einigen anderen Stellen der Software angezeigt - durch Doppelclick mit der Mouse können Sie das Bild auf Orginalgröße vergrössern und sehen es in einem separaten Bildbetrachter. (Hierbei wird der Standard Bildbetrachter verwendet, der auf Ihrem PC für das jeweilige Datenformat installiert ist.)

Um Bilder zu verwenden: Legen Sie im Datenverzeichnis ein Verzeichnis /Bilder an. Speichern Sie Ihre Produktbilder dort hinein. Innerhalb der Detailansicht zu einem Artikel können Sie dann für jeden Artikel ein Produktbild definieren. Und wenn Sie Beispiele benötigen: diese finden Sie in unserer Demoversion. Dort liefern wir ein paar Produktbilder mit und zeigen auch die Sache mit dem Verzeichnis /Bilder.


Warenbewegungen: Zugang / Abgang

Verlassen Artikel das Lager ist es ein Abgang. Kommen Artikel ins Lager hinein ist es ein Zugang. Für jede Warenbewegung können Sie noch eine Zusatzinformation erfassen, z.B. Lieferschein des Lieferanten oder Rechnungsnummer des Empfängers. Artikel, Menge und Zusatzinformationen werden in der Historie aufgezeichnet. Der neue Bestand wird automatisch errechnet: Zugang: Bestand wird addiert. Abgang: Bestand wird subtrahiert.

Tipp: Falls Sie die Zusatzdaten für die Buchung stören (Vorgang), können Sie diese unter Extras - Optionen ausschalten


Bild. Buchungsmaske, Zugang erfassen für Artikel Nummer 100


Bild. Buchungsmaske. Abgang erfassen für Artikel 100


Umlagerung erfassen

Umlagerung meint: Sie behalten den Artikel - ändern aber den Lagerort. Da Ihnen die Software hierbei verschiedene Möglichkeiten bietet, haben wir das in einer speziellen Seite beschrieben. Modul Umlagerung.


Kassensturz: Inventur!

Zählen Sie Ihren Warenbestand und tragen ihn ein. Beispiel: lt. Lagerprogramm sollen Sie 35 Stück am Lager haben. Bei einer regelmässigen Zählung finden Sie nur 30. Sie haben einen Fehlbestand von 5 Stück. Vielleicht finden Sie auch 38 Stück - dann haben Sie einen Überbestand von 3 Stück. Tragen Sie einfach die Inventurmenge ein, das Programm Programm errechnet autumatisch Fehl- oder Überbestand und liefert via HISTORIE ein detailliertes Inventurprotokoll. Und natürlich wird nach einer Inventur auch mit dem neuen Bestand gerechnet.


Bild. Buchungsmaske. Inventur erfassen. Sie haben einen Überbestand! Schön für Sie!


Vergangenheit im Blick - Buchungshistorie

Im Prinzip arbeitet unser Programm wie ein kleiner Überwachungsstaat. Es zeichnet alles auf. Nein, keine Sorge, nicht für uns. Uns ineressieren Ihre Daten und Buchungen nicht. Die Aufzeichung erfolgt für Sie selbst,  zum Nachweis und damit Sie die Informationen erhalten, wer, wie, was, wo bei einem Artikel bisher gelaufen ist. Die Aufzeichnung nennt sich Buchungshistorie Gesamt. Sie erreichen sie unter Listen - Buchungshistorie. Es öffnet sich eine Schaltfläche mit den Buchungen der Vergangenheit. Und zusätzlich finden Sie bei jedem Artikel in der Detailansicht noch eine Historie für jeden Artikel.

Da die Historie ein herausragendes Merkmal unserer Softwarwe ist, verfügt sie über eine separate Beschreibung. Buchungshistorie.


Mobile Datenerfassung mit Barcodes und Scanner

Das ist ein Feature für Leute, die schon etwas grössere Lager haben, oder die auf die Zukunft hin planen. Da kommt dann irgendwann der Tag an dem man seinen Lagerbestand, oder Abgänge, Zugänge nicht mehr am PC erfassen möchte, sodern stattdessen direkt an der Ware bzw. direkt im Lager.

Für diesen Zweck gibt es mobile Handheld Scanner - und unsere Erweiterung EXTERNE DATEN. Damit können dann Buchungsdaten aus mobilen Handheld Scanner (oder anderen Datenquellen) direkt mit dem Lagerbestand verküpft werden.

Und da das eine spannende Sache ist, gibt es hierfür eine eigene Dokumentation: EXTERNE DATEN.


Verschiedene Sprachversionen - Deutsch und Englisch...

Natürlcih ist eine Software für den deutschen Benutzer deutschsprachig. Was aber wenn man sie im Ausland einsetzen möchte? Auch hieran haben wir gedacht: die Software steht auch in einer Sprachübersetzung in englischer Sprache zur Verfügung. Da die Sprachdatei separat in das Programm hinein compiliiert wurde, steht auch Übersetzungen in anderen Sprachen nichts mehr im Weg. Aktuell können Sie daher zwischen Deutsch und Englisch wählen - andere Sprachen erfolgen nach Anforderung unserer Kunden.


Die Demoversion

Wir möchten dass Sie testen. Kostenlos und umsonst. Schliesslich können Sie selbst am besten beurteilen ob unsere Software für Sie geeignet ist. Daher bieten wie die Demoversion im Internet an.
Bei dieser Demoversion handelt es sich im Prinzip um eine Vollversion, lediglich mit beschränkter Artikelanzahl. Sie können nur so rund 10 Artikel + X eingeben und verwalten. Dann meckert das Programm und fordert Sie zum Upgrade auf die Vollversion auf. Bitte bedenken Sie, dass wir irgendwie auch davon leben müssen, unsere Produkte zu verkaufen: wenn Sie mit dem Produkt einverstanden sind, erwerben Sie bei uns bitte die Vollversion. Dann entfallen auch die Demobeschränkungen!

Um eine Vollversion zu erhalten: Bei Programmstart die Produkt ID (Seriennummer der Softwawre) eingeben und eine sogenannte REGLICENSE.DAT Datei in das Verzeichnis kopieren, die wir Ihnen nach Ihrer Bestellung liefern. Die DAT Datei enthält in verschlüsselte Form die Freischaltung bestimmter Module.


Und zum Schluß...

Last-not-least: Nichts von dem hier Erwähnten ist statisch! Diese Software beschreibt unsere Standardlösung, kann aber jederzeit individuell verändert und umprogrammiert (ndtsch: modifiziert) werden. Wenn Sie also spezielle Wünsch haben - sprechen Sie doch einfach mit uns. Wir freuen uns auf Ihre interessante Aufgabenstellung!

Die obigen Screenshots wurden mit der PC Version der Software erstellt. Alle Bilder zeigen Beispiele. Wie immer gilt: bei neueren Versionen können Teile modifiziert sein - Änderungen sind also möglich und alle Angaben ohne Gewähr! Vielen Dank für Ihr hoffentliches Verständnis!

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